1. Postanowienia wstępne

Niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego SAEK - System Automatycznej Ewidencji Kontrahentów, dostępnego pod adresem https://saek.pl (dalej: „Serwis”).

Polityka została sporządzona zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO);
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną - w zakresie dotyczącym usług świadczonych w Serwisie.

Polityka uzupełnia Politykę prywatności oraz Regulamin Serwisu. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają powyższe dokumenty oraz przepisy powszechnie obowiązujące.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest:

VIKTAR LIUKEVICH prowadzący działalność pod marką LIUKIT
NIP: 5214058904 · REGON: 527883939
ul. Wynalazek 3F, 02-677 Warszawa (Mokotów), Polska
E-mail kontaktowy: kontakt@saek.pl

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pomocą adresu kontakt@saek.pl lub formularza Zgłoś błąd dostępnego w Serwisie (po zalogowaniu kontem Google).

3. Definicje

• Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Użytkownik - osoba korzystająca z Serwisu, w tym osoba zalogowana przez konto Google.
• Autoryzacja Google - uwierzytelnienie za pomocą usługi Google Identity Services (logowanie przez konto Google).
• Identyfikator techniczny (hash) - pseudonimizowany identyfikator konta Google (sub) używany wyłącznie do rozróżnienia użytkowników w systemie, bez zapisywania imienia, nazwiska ani adresu e-mail.
• Boost - funkcja Serwisu polegająca na wskazaniu aktywności wobec profilu firmy, wpływająca na ranking w katalogu.
• Zgoda na publikację - dobrowolne, świadome i jednoznaczne oświadczenie Użytkownika wyrażone poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru w formularzu Serwisu.

4. Zasada ogólna: brak przechowywania danych osobowych bez zgody

SAEK nie przechowuje danych osobowych zalogowanego Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail) w sposób trwały, dopóki Użytkownik nie wyrazi wyraźnej zgody na publikację lub przetwarzanie w związku z konkretną czynnością w Serwisie.

Autoryzacja przez Google służy wyłącznie do:

• potwierdzenia tożsamości Użytkownika w danej sesji;
• umożliwienia korzystania z funkcji wymagających logowania;
• wyświetlenia Użytkownikowi jego danych (imię i nazwisko) w formularzu przed wysłaniem zgłoszenia.

Dane pochodzące z konta Google są pobierane wyłącznie w zakresie udostępnionym przez Użytkownika w procesie logowania i zapisywane w bazie Serwisu dopiero w momencie podjęcia przez Użytkownika działania wymagającego zgody - opisanym w § 7 niniejszej Polityki.

5. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Serwis zbiera i przetwarza wyłącznie dane udostępniane przez usługę Google w procesie logowania:

• imię i nazwisko (pole name z tokenu Google);
• adres e-mail powiązany z kontem Google;
• identyfikator techniczny konta Google (sub) - stosowany jako pseudonim w celu identyfikacji Użytkownika w systemie.

Serwis nie zbiera dodatkowych danych osobowych poza powyższym zakresem, chyba że Użytkownik dobrowolnie poda je w treści zgłoszenia (np. numer telefonu w formularzu dodania firmy) - wówczas przetwarzanie odbywa się w zakresie niezbędnym do obsługi tego zgłoszenia i na podstawie wyrażonej zgody lub innej podstawy prawnej wskazanej w § 6.

Serwis nie wymaga tworzenia osobnego konta - logowanie odbywa się wyłącznie przez konto Google.

6. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w następujących celach i na następujących podstawach prawnych (art. 6 RODO):

6.1. Uwierzytelnienie i korzystanie z Serwisu

Cel: weryfikacja tożsamości Użytkownika, umożliwienie korzystania z funkcji wymagających logowania (m.in. ulubione firmy, panel „Moje opinie”, „Moje firmy”).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (korzystanie z Serwisu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i integralności Serwisu.

Zakres: w trakcie sesji - dane z tokenu Google; w bazie - wyłącznie identyfikator techniczny (sub), o ile nie zachodzi konieczność zapisu danych osobowych na podstawie zgody (§ 6.2–6.4).

6.2. Publikacja opinii o firmach

Cel: identyfikacja autora opinii, moderacja treści, publikacja zweryfikowanej recenzji w katalogu i widgecie opinii SAEK.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda Użytkownika wyrażona poprzez zaznaczenie pola zgody w formularzu opinii przed wysłaniem zgłoszenia do moderacji.

Zakres: imię i nazwisko (jako autor opinii), identyfikator techniczny, treść opinii i ocena. Adres e-mail jest przechowywany w celu identyfikacji Użytkownika i kontaktu w sprawie moderacji, lecz nie jest publikowany w Serwisie.

6.3. Zgłoszenia zmian w katalogu firm

Cel: obsługa wniosków o dodanie firmy, poprawę opisu, zmianę danych profilu premium, transfer własności profilu firmy oraz innych zgłoszeń redakcyjnych wymagających weryfikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda wyrażona przy wysłaniu formularza lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie działań przed zawarciem umowy lub umowy (np. zamówienie promocji firmy).

Zakres: imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikator techniczny oraz dane podane w treści zgłoszenia.

6.4. Formularz „Zgłoś błąd” i obsługa korespondencji

Cel: przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń dotyczących błędów w danych firm, problemów technicznych, w tym żądań dotyczących praw do danych osobowych (wycofanie zgody, usunięcie danych).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda przy wysłaniu formularza; art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązku prawnego (np. realizacja praw osoby, której dane dotyczą); art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora.

Zakres: imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikator techniczny, treść zgłoszenia, opcjonalnie NIP firmy i adres URL strony.

6.5. Funkcja Boost (promowanie firmy w rankingu)

Cel: rejestracja aktywności Użytkownika wobec profilu firmy, zapobieganie nadużyciom (cooldown, limity czasowe), aktualizacja rankingu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu rzetelności rankingu i ochronie przed automatycznym lub masowym nadużywaniem funkcji Boost.

Zakres:wyłącznie identyfikator techniczny (hash) powiązany z kontem Google oraz znacznik czasu i identyfikator firmy (NIP). Imię, nazwisko i adres e-mail nie są zapisywane w związku z użyciem funkcji Boost.

6.6. Statystyki i bezpieczeństwo

Cel: anonimowe statystyki odwiedzin, ochrona przed nadużyciami (rate limiting), utrzymanie ciągłości działania Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zakres: zanonimizowany hash adresu IP, identyfikator techniczny zalogowanego Użytkownika (bez danych identyfikujących bezpośrednio), dane techniczne sesji.

7. Moment zapisu danych osobowych

Dane osobowe Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail) są zapisywane w bazie Serwisu dopiero w chwili, gdy Użytkownik:

• wyśle opinię o firmie - po zaznaczeniu zgody na przetwarzanie i publikację danych w formularzu opinii;
• złoży zgłoszenie zmian w katalogu - np. wniosek o dodanie firmy, poprawę opisu, edycję profilu premium, transfer własności - po wyrażeniu wymaganej zgody lub w związku z zawartą umową (promocja);
• wyśle zgłoszenie przez formularz „Zgłoś błąd” - po zaznaczeniu zgody na przetwarzanie danych w celu obsługi zgłoszenia;
• złoży zamówienie promocji firmy - w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.

Do momentu wykonania jednej z powyższych czynności Serwis nie tworzy trwałego profilu Użytkownika zawierającego imię, nazwisko ani adres e-mail.

8. Moderacja i publikacja treści

Opinie o firmach podlegają ręcznej moderacji przed publikacją. Administrator może odmówić publikacji opinii naruszającej Regulamin lub przepisy prawa.

Po zatwierdzeniu opinii w Serwisie widoczne jest imię i nazwisko autora (pochodzące z konta Google). Adres e-mail autora nie jest udostępniany publicznie.

Zgłoszenia zmian w katalogu firm podlegają weryfikacji redakcyjnej; dane osobowe Użytkownika są wykorzystywane wyłącznie w procesie obsługi zgłoszenia.

9. Okres przechowywania danych

• Dane związane z opiniami - do czasu usunięcia opinii przez Użytkownika, odrzucenia przez moderatora lub realizacji żądania usunięcia danych osobowych; po anonimizacji autorstwa (§ 11) treść opinii może być przechowywana dalej bez danych identyfikujących Użytkownika.
• Dane zgłoszeń i korespondencji - przez okres niezbędny do obsługi sprawy, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia korespondencji, chyba że dłuższy okres wynika z obowiązujących przepisów.
• Identyfikator techniczny w logach Boost - przez okres niezbędny do zapewnienia limitów czasowych i integralności rankingu (co najmniej 30 dni, zgodnie z oknem rankingowym).
• Dane zamówień promocji - przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (do 5 lat).

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

10. Odbiorcy danych i powierzenie przetwarzania

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług:

• Google LLC - w zakresie uwierzytelniania (Google Identity Services);
• dostawcy hostingu i infrastruktury IT - serwery, baza danych, cache (Redis), na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO;
• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora - moderatorzy, obsługa techniczna - wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim.

11. Wycofanie zgody i żądanie usunięcia danych osobowych

Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz żądać usunięcia swoich danych osobowych przechowywanych przez Administratora.

Aby złożyć takie żądanie, wystarczy:

1. zalogować się kontem Google w Serwisie;
2. otworzyć formularz Zgłoś błąd (dostępny w stopce każdej strony Serwisu oraz na stronie Kontakt);
3. w treści zgłoszenia wyraźnie wskazać, że żądasz wycofania zgody i usunięcia danych osobowych (lub innego prawa z art. 15–22 RODO);
4. zaznaczyć wymagane pole zgody na przetwarzanie danych w celu obsługi zgłoszenia i wysłać formularz.

Administrator realizuje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od jego otrzymania (z możliwością przedłużenia do 60 dni w skomplikowanych przypadkach, o czym Użytkownik zostanie poinformowany).

12. Skutki wycofania zgody i usunięcia danych

Po skutecznym wycofaniu zgody i usunięciu danych osobowych Użytkownika:

• wszystkie dane osobowe Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail) zostaną usunięte z systemów Administratora, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa;
• opinie opublikowane wcześniej przez Użytkownika pozostaną dostępne w Serwisie - jako treść wpływająca na funkcjonowanie katalogu i informowanie innych użytkowników - lecz zamiast imienia i nazwiska autora wyświetlany będzie komunikat: „Użytkownik ukrył swoje dane”;
• powiązania z firmami (np. status właściciela profilu premium, wpisy w „Moje firmy”) pozostaną aktywne w zakresie identyfikacji technicznej (hash), umożliwiając dalsze korzystanie z usług Serwisu bez ujawniania danych osobowych;
• historia Boost pozostaje zapisana wyłącznie pod identyfikatorem technicznym, bez danych osobowych;
• wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

13. Pozostałe prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych - „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, która wywołuje wobec Ciebie skutki prawne (art. 22 RODO) - Serwis nie podejmuje takich decyzji wobec Użytkowników.

Wnioski o realizację powyższych praw można składać przez formularz Zgłoś błąd lub na adres kontakt@saek.pl.

14. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z Administratorem - wiele spraw można rozwiązać szybciej bez konieczności składania skargi.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usługi logowania Google dane mogą być przekazywane do Google LLC (USA). Google uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework lub stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z RODO.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez Google znajdują się w polityce prywatności Google.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w tym m.in.:

• szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS);
• ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie dla upoważnionych osób;
• pseudonimizację (identyfikator techniczny zamiast danych bezpośrednich tam, gdzie to możliwe);
• monitorowanie i ograniczanie nadużyć (rate limiting, cooldown funkcji Boost);
• regularne kopie zapasowe i procedury odzyskiwania danych.

17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do:

• zalogowania się i korzystania z funkcji wymagających autoryzacji Google;
• publikacji opinii, złożenia zgłoszenia lub zamówienia promocji.

Brak zgody na przetwarzanie danych w celu publikacji opinii uniemożliwia wysłanie opinii do moderacji, ale nie ogranicza możliwości przeglądania publicznej części katalogu.

18. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w razie zmian funkcji Serwisu lub przepisów prawa. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację nowej wersji na stronie /polityka-danych wraz z datą aktualizacji.

Dalsze korzystanie z funkcji wymagających zgody po opublikowaniu zmian może wymagać ponownej akceptacji zaktualizowanych warunków.

19. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką mają zastosowanie przepisy prawa polskiego i unijnego, w szczególności RODO oraz ustawa o ochronie danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem /polityka-danych. Powiązane dokumenty: Polityka prywatności, Regulamin, Kontakt.